Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

2.1. Đối với dữ liệu tài khoản người dùng Sellora

Đối với dữ liệu của người trực tiếp sử dụng Sellora, ví dụ chủ shop, admin, sales, marketing hoặc thành viên workspace, Sellora thường là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

Sellora quyết định mục đích và phương tiện xử lý các dữ liệu này để cung cấp tài khoản, xác thực, bảo mật, phân quyền, billing, hỗ trợ, thông báo và vận hành dịch vụ.

2.2. Đối với dữ liệu khách hàng cuối của shop

Đối với dữ liệu khách hàng cuối mà shop nhập vào, đồng bộ từ kênh bán hàng hoặc phát sinh trong quá trình sử dụng Sellora, shop thường là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân. Sellora thường đóng vai trò bên xử lý dữ liệu cá nhân, xử lý dữ liệu theo yêu cầu, cấu hình và phạm vi sử dụng dịch vụ của shop.

• Ví dụ dữ liệu khách hàng cuối gồm: tin nhắn, bình luận, tên hiển thị, avatar, số điện thoại, địa chỉ giao hàng, sản phẩm quan tâm, ghi chú nội bộ, thông tin đơn nháp, đơn hàng, lịch sử xử lý và các dữ liệu liên quan đến hoạt động bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng.
• Shop có trách nhiệm bảo đảm rằng shop có cơ sở hợp pháp để thu thập, sử dụng, chuyển giao và xử lý dữ liệu khách hàng cuối trên Sellora, bao gồm việc thông báo cho khách hàng, xin đồng ý nếu cần và xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu theo pháp luật áp dụng.

2.3. Đối với dữ liệu phục vụ bảo mật, vận hành và tuân thủ

Sellora có thể xử lý một số dữ liệu liên quan đến tài khoản, workspace, hội thoại, thanh toán, log, audit hoặc sự kiện hệ thống để bảo vệ dịch vụ, phòng chống gian lận, xử lý sự cố, bảo đảm an toàn hệ thống, đối soát, hỗ trợ khách hàng hoặc tuân thủ yêu cầu pháp luật.

3.1. Dữ liệu tài khoản người dùng

• Họ tên, tên hiển thị, email, số điện thoại nếu được cung cấp.
• Thông tin đăng nhập, phiên đăng nhập, trạng thái xác thực, trạng thái xác minh email.
• Vai trò trong workspace như owner, admin, sales, marketing.
• Membership, lời mời tham gia workspace, trạng thái thành viên, lịch sử thay đổi quyền.
• Tùy chọn người dùng như ngôn ngữ, workspace đang chọn và cài đặt thông báo.
• Nội dung trao đổi khi bạn liên hệ hỗ trợ.

3.2. Dữ liệu workspace hoặc cửa hàng

• Tên cửa hàng, ngành hàng, mô tả hoạt động và cấu hình workspace.
• Cấu hình kênh bán hàng, page hoặc kênh đã kết nối, trạng thái kết nối.
• Cấu hình AI như chế độ AI tự động, AI hỗ trợ, chế độ người xử lý, giọng điệu, quy tắc trả lời và từ hoặc cụm từ cần tránh.
• Thành viên, vai trò, phân quyền và phân công hội thoại.
• Cài đặt email vận hành, nhóm người nhận thông báo và cài đặt billing.

3.3. Dữ liệu kênh bán hàng và mạng xã hội

Token, secret và credential được bảo vệ bằng biện pháp kỹ thuật phù hợp, không hiển thị công khai và không chủ động ghi raw vào log hoặc response API.

• ID page hoặc kênh, tên page hoặc kênh và trạng thái kết nối.
• Access token, webhook secret, credential hoặc quyền truy cập cần thiết.
• Metadata do nền tảng cung cấp để nhận hoặc gửi tin nhắn, xác thực webhook và kiểm tra trạng thái kênh.
• Sự kiện webhook như tin nhắn đến, tin nhắn gửi đi, provider echo, trạng thái gửi hoặc nhận và lỗi kết nối.

3.4. Dữ liệu hội thoại và khách hàng cuối

• Nội dung tin nhắn, bình luận, phản hồi và lịch sử hội thoại.
• Tên hiển thị, avatar, ID nền tảng, username hoặc metadata công khai do kênh bán hàng cung cấp.
• Số điện thoại, email, địa chỉ giao hàng, tên người nhận và ghi chú đơn hàng nếu khách hàng cung cấp.
• Trạng thái hội thoại, người phụ trách, nhãn, ghi chú nội bộ, trạng thái đọc hoặc chưa đọc và lịch sử xử lý.
• Dữ liệu phân tích bởi AI như ý định hội thoại, gợi ý trả lời, tín hiệu cần handoff, task plan hoặc thông tin được trích xuất để hỗ trợ shop.

3.5. Dữ liệu sản phẩm, tồn kho, đơn nháp và đơn hàng

• Sản phẩm, biến thể, SKU, giá, mô tả, ảnh sản phẩm và trạng thái bán.
• Tồn kho, lịch sử điều chỉnh tồn kho và cảnh báo sắp hết hàng hoặc hết hàng.
• Đơn nháp, sản phẩm trong đơn, số lượng, giá, giảm giá, phí vận chuyển và ghi chú.
• Đơn hàng, trạng thái xử lý, thông tin giao hàng và lịch sử trạng thái.
• Yêu cầu hủy, đổi, trả, sửa thông tin đơn hoặc yêu cầu cần người phụ trách xử lý.

3.6. Dữ liệu tri thức AI

Bạn chịu trách nhiệm bảo đảm nội dung tải lên không vi phạm quyền của bên thứ ba và không chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm không cần thiết.

• FAQ, chính sách shop, kịch bản tư vấn và hướng dẫn bán hàng.
• Dữ liệu sản phẩm được đồng bộ sang hệ thống AI.
• File, bảng dữ liệu, nội dung nhập tay hoặc nội dung tải lên.
• Metadata xử lý như trạng thái indexing, chunk, embedding, version, lỗi xử lý và thời điểm cập nhật.

3.7. Dữ liệu media và tệp đính kèm

Sellora không lưu binary hoặc base64 trực tiếp trong bảng tin nhắn. Media được lưu trong object storage riêng và được tham chiếu bằng ID nội bộ hoặc storage URI.

• Ảnh sản phẩm.
• Ảnh hoặc tệp media do nhân viên shop tải lên.
• Ảnh hoặc tệp media do khách hàng gửi qua kênh bán hàng.
• Metadata media như loại tệp, kích thước, định dạng, hash, thời điểm upload và storage reference.
• Signed URL tạm thời để xem trước media.

3.8. Dữ liệu thanh toán, gói dịch vụ và credit

Sellora không chủ động lưu thông tin thẻ thanh toán đầy đủ. Dữ liệu thanh toán nhạy cảm, nếu có, được xử lý bởi ngân hàng, cổng thanh toán hoặc đối tác thanh toán theo chính sách riêng của họ.

• Gói dịch vụ, trạng thái subscription, trial và ngày bắt đầu hoặc kết thúc.
• Credit balance, lịch sử nạp credit, lịch sử sử dụng credit, credit reservation và ledger.
• Payment order, payment transaction, trạng thái thanh toán, mã giao dịch và thông tin đối soát.
• Hóa đơn, biên nhận và email nhận thông báo billing.
• Coupon, khuyến mãi, top-up package hoặc offer nếu có.

3.9. Dữ liệu email và thông báo

• Email xác thực tài khoản, đặt lại mật khẩu và lời mời workspace.
• Email thông báo vận hành như hội thoại cần xử lý, lỗi kết nối kênh, tồn kho thấp, billing hoặc hết credit.
• Nhóm người nhận, email tùy chỉnh, trạng thái gửi, trạng thái lỗi hoặc phản hồi từ nhà cung cấp email.
• Log gửi email phục vụ kiểm tra, retry, chống gửi trùng và hỗ trợ khách hàng.

3.10. Dữ liệu kỹ thuật, log và thiết bị

• Địa chỉ IP, user agent, trình duyệt, hệ điều hành, thiết bị và múi giờ.
• Request ID, correlation ID, endpoint được gọi, thời điểm truy cập và trạng thái lỗi.
• Log worker, queue, retry, webhook event và các log vận hành cần cho đối soát hoặc khắc phục sự cố.
• Metric vận hành như latency, error rate, queue lag, retry count, AI cost và trạng thái hệ thống.
• Cookie, local storage, session storage hoặc công nghệ tương tự để duy trì đăng nhập và bảo mật.

3.11. Dữ liệu nhạy cảm

Sellora không được thiết kế để yêu cầu người dùng nhập dữ liệu nhạy cảm như dữ liệu sức khỏe, sinh trắc học, tài chính cá nhân chi tiết, dữ liệu trẻ em, thông tin tôn giáo, chính trị hoặc thông tin đặc biệt khác.

Tuy nhiên, shop hoặc khách hàng cuối có thể tự đưa dữ liệu nhạy cảm vào hội thoại, ghi chú, tài liệu hoặc đơn hàng. Bạn không nên nhập dữ liệu nhạy cảm không cần thiết vào Sellora. Nếu hoạt động kinh doanh của bạn bắt buộc xử lý dữ liệu nhạy cảm, bạn cần tự bảo đảm có cơ sở pháp lý, thông báo và biện pháp bảo vệ phù hợp.

6.1. Hạ tầng chính tại Việt Nam

Theo cấu hình hiện tại, server và hạ tầng chính của Sellora được triển khai tại Việt Nam trên VNG Cloud, bao gồm backend, worker, cơ sở dữ liệu, cache hoặc queue và các service nội bộ chính.

Dữ liệu nghiệp vụ chính như workspace, tài khoản, hội thoại, khách hàng, sản phẩm, tồn kho, đơn nháp, đơn hàng, billing, credit ledger, audit log và domain event được ưu tiên xử lý trên hạ tầng chính tại Việt Nam, trừ trường hợp cần sử dụng nhà cung cấp bên thứ ba để thực hiện một tính năng cụ thể.

6.2. Lưu trữ hình ảnh và media

Media không được đặt ở public bucket theo mặc định. Việc xem trước media trong ứng dụng sử dụng signed URL có thời hạn ngắn.

• Cloudflare R2 hoặc nhà cung cấp S3-compatible tương đương cho media active hoặc archive gần.
• Google Cloud Storage hoặc nhà cung cấp lưu trữ archive tương đương cho deep archive.
• VNG Cloud vStorage hoặc nhà cung cấp lưu trữ khác nếu được Sellora cấu hình cho một số loại dữ liệu hoặc tài liệu.

6.3. Nhà cung cấp AI

Dữ liệu gửi đến AI được giới hạn theo nhu cầu tác vụ, ví dụ tin nhắn gần đây, ngữ cảnh hội thoại, thông tin sản phẩm, tồn kho, chính sách shop, đơn nháp liên quan hoặc tri thức AI đã được shop cấu hình.

• OpenAI.
• Google Gemini.
• xAI hoặc Grok.
• OpenRouter.
• Các model hoặc nhà cung cấp AI khác được Sellora cấu hình theo từng thời điểm.

6.4. Nhà cung cấp email

Dữ liệu gửi email có thể bao gồm địa chỉ email người nhận, tên người nhận nếu có, nội dung email, trạng thái gửi và metadata giao hàng.

• Brevo.
• Cloudflare Email Service.
• SMTP hoặc email provider khác nếu được cấu hình trong tương lai.

6.5. Kênh bán hàng và nền tảng bên thứ ba

Khi bạn kết nối Facebook, Instagram, Zalo, Telegram hoặc kênh khác, dữ liệu được trao đổi với nền tảng tương ứng để nhận hoặc gửi tin nhắn, xác thực quyền truy cập, đồng bộ thông tin khách hàng, xử lý webhook và duy trì kết nối.

8.1. Dữ liệu có thể được gửi cho AI

Tùy tác vụ, Sellora có thể gửi cho hệ thống AI tin nhắn gần đây trong hội thoại còn trong thời hạn searchable, ngữ cảnh khách hàng như tên, số điện thoại hoặc địa chỉ mặc định nếu cần cho việc tạo đơn, thông tin sản phẩm, giá, tồn kho, chính sách và tri thức shop, trạng thái đơn nháp hoặc đơn hàng liên quan, cấu hình giọng điệu hoặc ngôn ngữ và dữ liệu hình ảnh nếu tính năng đó được bật.

Sellora không gửi toàn bộ cơ sở dữ liệu của shop cho AI một cách không cần thiết. Dữ liệu được giới hạn theo từng tác vụ, ngữ cảnh và cơ chế kiểm soát của hệ thống.

8.2. AI không tự quyết định nghiệp vụ rủi ro cao

AI trong Sellora được thiết kế để hỗ trợ, không thay thế hoàn toàn quyết định của con người trong các hành động rủi ro cao.

Tùy cấu hình, các hành động như duyệt đơn, sửa đơn đã chốt, hủy đơn, đổi hoặc trả hàng, xử lý khiếu nại, báo giá đặc biệt hoặc xử lý thông tin thanh toán có thể cần nhân viên shop kiểm tra hoặc trực tiếp xử lý.

8.3. Không bán dữ liệu và không chủ động huấn luyện mô hình công khai

Sellora không bán dữ liệu cá nhân của người dùng, shop hoặc khách hàng cuối.

Sellora không chủ động sử dụng dữ liệu khách hàng của shop để huấn luyện mô hình AI công khai. Khi sử dụng nhà cung cấp AI bên thứ ba, Sellora ưu tiên cấu hình, lựa chọn và điều khoản dịch vụ theo hướng dữ liệu chỉ được xử lý để thực hiện yêu cầu của Sellora trong phạm vi nhà cung cấp hoặc model hỗ trợ.

Vì chính sách dữ liệu của các nhà cung cấp AI có thể khác nhau và thay đổi theo thời gian, Sellora có thể thay đổi model, provider hoặc cơ chế định tuyến để tối ưu chất lượng, chi phí, độ ổn định và bảo mật. Khi cần thiết, Sellora sẽ áp dụng biện pháp giới hạn dữ liệu, lựa chọn model phù hợp hoặc thông báo bổ sung.

8.4. Giới hạn của AI

AI có thể tạo ra nội dung không chính xác, thiếu ngữ cảnh hoặc không phù hợp. Sellora áp dụng cơ chế grounding, guardrail, human review và handoff để giảm rủi ro. Tuy nhiên, shop vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng đối với nội dung gửi cho khách hàng và quyết định nghiệp vụ được thực hiện thông qua Sellora.

9.1. Nhà cung cấp hạ tầng và lưu trữ

Bao gồm nhưng không giới hạn: VNG Cloud, Cloudflare, Google Cloud hoặc các nhà cung cấp hạ tầng và lưu trữ tương đương được Sellora sử dụng.

9.2. Nhà cung cấp AI

Bao gồm nhưng không giới hạn: OpenAI, Google Gemini, xAI hoặc Grok, OpenRouter hoặc nhà cung cấp hoặc model AI khác.

9.3. Nhà cung cấp email

Bao gồm nhưng không giới hạn: Brevo, Cloudflare Email Service hoặc nhà cung cấp email hoặc SMTP khác.

9.4. Nền tảng kênh bán hàng

Bao gồm nhưng không giới hạn: Meta, Facebook, Instagram, Zalo, Telegram hoặc kênh bán hàng khác mà bạn kết nối.

9.5. Nhà cung cấp thanh toán và tài chính

Bao gồm ngân hàng, cổng thanh toán, đối tác đối soát, đơn vị hóa đơn điện tử, kế toán hoặc thuế nếu có.

9.6. Nhân sự, nhà thầu và đối tác hỗ trợ

Sellora có thể cho phép nhân sự nội bộ, nhà thầu hoặc đối tác hỗ trợ truy cập dữ liệu trong phạm vi cần thiết, theo phân quyền, nghĩa vụ bảo mật và mục đích hỗ trợ cụ thể.

9.7. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Sellora có thể tiết lộ dữ liệu khi có yêu cầu hợp lệ từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc khi cần thiết để tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền lợi hợp pháp, xử lý vi phạm, gian lận, tranh chấp hoặc sự cố bảo mật.

12.1. Dữ liệu tài khoản và workspace

Dữ liệu tài khoản, workspace, membership, vai trò, cấu hình và billing được lưu khi tài khoản hoặc workspace còn hoạt động hoặc trong thời hạn cần thiết sau khi chấm dứt để xử lý pháp lý, kế toán, thuế, tranh chấp, bảo mật và audit.

12.2. Dữ liệu hội thoại dạng text

Sellora áp dụng chính sách searchable retention cho dữ liệu hội thoại theo gói dịch vụ.

• Khi tin nhắn vượt quá thời hạn searchable, tin nhắn có thể không còn xuất hiện trong tìm kiếm mặc định.
• Tin nhắn không còn được dùng trong AI recent context mặc định.
• Search document hoặc search vector liên quan có thể bị xóa.
• Row tin nhắn có thể vẫn được giữ ở dạng skeleton để phục vụ dedupe webhook, audit tối thiểu, thống kê, đối soát provider echo hoặc outbound và an toàn hệ thống.

12.3. Hard purge nội dung hội thoại

• Xóa hoặc đặt rỗng nội dung tin nhắn.
• Compact metadata nặng.
• Xóa raw payload không còn cần thiết.
• Giữ skeleton tối thiểu như workspace, conversation, channel, direction, provider ID, timestamp, archive marker hoặc content purge marker để phục vụ audit, chống trùng và thống kê.

12.4. Media lifecycle

Media có lifecycle riêng và không nhất thiết trùng với thời hạn searchable của text.

• Chuỗi lifecycle tham chiếu: provider_only hoặc fetch_pending -> active -> archived -> deep_archived -> deleted.
• Active: media còn hiển thị bình thường qua signed URL.
• Archived: media đã lưu trữ gần và có thể vẫn mở được nếu hệ thống còn cấp signed URL hợp lệ.
• Deep archived: media đã hết hạn hiển thị trong app; phase hiện tại không hỗ trợ restore cho người dùng.
• Deleted: media đã bị xóa khỏi archive storage, chỉ còn metadata tối thiểu nếu cần.
• Fetch failed: media không còn truy cập được từ nền tảng nguồn hoặc không fetch được.

12.5. AI runs, log và audit

Lịch sử chạy AI, gợi ý AI, tóm tắt chi phí, metadata model, trạng thái tác vụ, nhật ký lỗi, audit log, sự kiện webhook và log vận hành phục vụ retry hoặc đối soát có thể được lưu lâu hơn dữ liệu hội thoại hiển thị để phục vụ bảo mật, reconciliation, thanh toán credit, phân tích sự cố và tuân thủ.

Sellora không chủ trương lưu raw secret, token hoặc dữ liệu cá nhân nhạy cảm trong log. Log kỹ thuật được giới hạn và redacted ở mức phù hợp.

12.6. Billing, thanh toán và hóa đơn

Dữ liệu billing, payment order, payment transaction, hóa đơn, ledger credit và thông tin đối soát có thể được lưu theo thời hạn pháp luật về kế toán, thuế, giao dịch điện tử, phòng chống gian lận và giải quyết tranh chấp.

12.7. Sao lưu

Dữ liệu có thể tồn tại trong bản sao lưu trong một khoảng thời gian nhất định trước khi được ghi đè hoặc xóa theo lịch vận hành. Khi xóa dữ liệu khỏi hệ thống chính, dữ liệu có thể chưa được xóa ngay khỏi tất cả bản sao lưu, nhưng sẽ bị loại bỏ theo chu kỳ sao lưu và khôi phục phù hợp.

14.1. Cách thực hiện quyền đối với tài khoản Sellora

Nếu bạn là người dùng Sellora, bạn có thể gửi yêu cầu đến hotro@sellora.vn với tiêu đề gợi ý: Yêu cầu về dữ liệu cá nhân - [họ tên hoặc email tài khoản].

Sellora có thể yêu cầu bạn xác minh danh tính, quyền đại diện hoặc quyền quản trị workspace trước khi xử lý yêu cầu.

14.2. Cách thực hiện quyền đối với dữ liệu khách hàng cuối của shop

Nếu bạn là khách hàng cuối của một shop hoặc cửa hàng đang sử dụng Sellora, bạn nên liên hệ trực tiếp shop hoặc cửa hàng đó trước, vì shop thường là bên quyết định mục đích xử lý dữ liệu của bạn.

Khi nhận được yêu cầu hợp lệ từ shop hoặc chủ thể dữ liệu, Sellora sẽ hỗ trợ trong phạm vi vai trò bên xử lý dữ liệu, khả năng kỹ thuật và nghĩa vụ pháp lý.

14.3. Trường hợp Sellora có thể từ chối hoặc trì hoãn yêu cầu

• Không xác minh được danh tính hoặc quyền yêu cầu.
• Yêu cầu ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người khác.
• Dữ liệu cần được lưu để thực hiện nghĩa vụ pháp lý, kế toán, thuế, bảo mật, chống gian lận, giải quyết tranh chấp hoặc audit.
• Yêu cầu xóa dữ liệu mâu thuẫn với nghĩa vụ lưu trữ hoặc xử lý của shop là bên kiểm soát dữ liệu.
• Dữ liệu đã được ẩn danh hóa hoặc không còn khả năng xác định chủ thể dữ liệu.

15.1. Tự xóa tài khoản trong app

Người dùng đã đăng nhập có thể vào Cài đặt, chọn Quyền riêng tư, nhập đúng email đăng nhập hiện tại và xác nhận thao tác Xóa vĩnh viễn tài khoản.

Nếu người dùng đang sở hữu workspace, các workspace đó có thể được dọn hoặc xóa trong cùng thao tác theo phạm vi hệ thống hỗ trợ và chính sách lưu trữ hiện hành.

15.2. Yêu cầu xóa dữ liệu cụ thể

Nếu bạn muốn xóa một nhóm dữ liệu cụ thể mà không xóa toàn bộ tài khoản, hoặc bạn không thể truy cập app, bạn có thể gửi yêu cầu qua email hotro@sellora.vn.

Sellora sẽ tiếp nhận, xác minh danh tính, vai trò hoặc quyền đại diện và xử lý yêu cầu trong phạm vi kỹ thuật, hợp đồng và pháp luật áp dụng.

15.3. Khi xóa hoặc đóng workspace

• Sellora có thể ngừng xử lý dữ liệu cho mục đích cung cấp dịch vụ.
• Dữ liệu hiển thị trong app có thể bị xóa, archive, ẩn danh hóa hoặc hạn chế truy cập.
• Một số dữ liệu có thể tiếp tục được lưu trong thời hạn cần thiết cho billing, kế toán, thuế, audit, bảo mật, chống gian lận, tranh chấp, webhook dedupe hoặc nghĩa vụ pháp lý.
• Bản sao lưu có thể tồn tại trong thời gian giới hạn theo chu kỳ backup.
• Dữ liệu đã chuyển đến nền tảng bên thứ ba có thể chịu chính sách xóa riêng của bên thứ ba đó.

15.4. Khi ngắt kết nối kênh bán hàng

Khi bạn ngắt kết nối một kênh như Facebook Page, Instagram, Zalo hoặc Telegram, Sellora sẽ dừng việc truy cập mới vào kênh đó trong phạm vi kỹ thuật cho phép, có thể giữ lịch sử hội thoại và dữ liệu liên quan theo retention, audit và yêu cầu vận hành.

Bạn có thể cần thu hồi quyền trực tiếp trên nền tảng bên thứ ba để bảo đảm token hoặc quyền truy cập không còn hiệu lực.